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Zusammenfassung

Diese Zusammenfassung soll Nutzer*innen der alma Mentoring Plattform zur Orientierung dienen. Bei Zustimmung zu diesen Datenschutzbestimmungen gelten die Bestimmungen aus §1-§10.

Alle Nutzer*innen-Daten auf dieser Plattform werden DSGVO-konform verarbeitet. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte.

Datenverwendung

Die für die Registrierung anzugebende Daten sind (mit Ausnahme „Studienrichtung“, „Vorname“ und des ersten Buchstabens des „Nachnamens“) für andere Nutzer*innen in keinem Fall einsehbar. Diese Daten werden ausschließlich verwendet:

• zur Kontaktierung der Nutzer*innen per E-Mail im Falle von längerer Inaktivität während eines laufenden Mentorships
• zur Kontaktierung von Mentor*innen per E-Mail im Falle einer Mentorship-Anfrage
• anonymisiert für statistische Auswertungen
• zur Nachverfolgung und Kontaktierung von Nutzer*innen bei missbräuchlicher Verwendung der Plattform (beispielsweise zum Zwecke der Werbung) oder im Falle eines Verdachts von Gesetzesübertretungen (wie Ehrenbeleidigung oder Verhetzung).

Weiteren Daten, die Sie in Ihrem Profilbereich ausfüllen, werden zur Abwicklung und Administration von Mentorships verwendet und sind für andere, registrierte Nutzer*innen der Plattform einsehbar in folgenden Fällen:

• Wenn Profile bei der Mentor*innen-Suche angezeigt werden:
  Mentees erhalten jeweils drei Vorschläge mit der höchsten Übereinstimmung ihrer Suchparameter und können jeweils drei weitere Profile anzeigen lassen. 
• Für Mitglieder der gleichen Gruppe.

Eine Einsicht in die gesamte Nutzer*innen-Datenbank ist in keinem Fall möglich.

Zudem verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse ggf. für die Administration weiterer Angebote auf der Plattform, wie z.B. zur Administration von Veranstaltungen (Erinnerungen, Information über Orts- und/oder Terminänderungen).

Einsatz von Cookies und Google Analytics

Die alma Plattform verwendet Cookies. Diese dienen ausschließlich der Funktionalität der Plattform. Sie können Ihre Zustimmung zur Verwendung von Cookies jederzeit in Ihrem Profilbereich administrieren.

Wir verwenden auf der Seite zudem Google Analytics zur anonymisierten Auswertung von Nutzer*innen-Verhalten.

Google Fonts

Die alma Mentoring Plattform verwendet teilweise Google Fonts.

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§1 Verantwortlicher und Geltungsbereich

Dem Alumniverband der Universität Wien (Vereinsnummer ZVR 473414126), Campus der Universität Wien, Hof 1.5, Spitalgasse 2, 1090 Wien (in der Folge „Alumniverband“) ist der verantwortungsvolle Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen zum Datenschutz (DSGVO) ein großes Anliegen.

Im Folgenden finden Sie die genauen rechtlichen Erläuterungen dazu, für welche Zwecke wir Ihre Daten verwenden und was mit Ihren Daten geschieht, wenn Sie mentoring.univie.ac.at (in Folge „unsere Plattform“) und deren Angebote nutzen.

Laufende Gesetzesänderungen oder Änderungen unserer Prozesse können eine Anpassung dieser Datenschutzbestimmungen erforderlich machen. Über alle für Sie relevanten Änderungen werden Sie ggf. per E-Mail verständigt. Die Datenschutzbestimmungen können jederzeit unter https://mentoring.univie.ac.at/de/Datenschutzbestimmungen abgerufen, abgespeichert und ausgedruckt werden.

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§2 Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die dazu genutzt werden können, persönliche oder sachliche Verhältnisse über Sie zu erfahren (z.B.: Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum oder E-Mail-Adresse). Informationen, bei denen wir keinen (oder nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand) Bezug zu Ihrer Person herstellen können, z.B.: durch Anonymisierung der Informationen, sind keine personenbezogenen Daten.

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§3 Welche personenbezogenen Daten werden von uns erhoben, verarbeitet und genutzt?

Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich, um Ihnen über unsere Plattform einen umfangreichen Service anbieten zu können und die gewünschten Leistungen zu erbringen.

Darüber hinaus werden Zugriffsdaten ohne Personenbezug, wie z.B.: der Name Ihres Internetdienstanbieters, Ihre IP-Adresse, die Seite, von der aus Sie uns besuchen, die Namen der angeforderten Dateien und deren Abrufdatum. Wir sammeln und werten diese Daten aus, um unser Angebot für Sie anzupassen und zu verbessern. Diese Daten erlauben keinerlei Rückschlüsse auf Ihre Person.

Eine weitere Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten findet nicht statt. Eine Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken (Logos von Kooperations- und Sponsoring-PartnerInnen in Mailaussendungen) findet (ausgenommen der unten dargestellten Fälle) nicht statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt. Eine Ausnahme von dieser Regelung findet statt in folgenden Fällen:

• wenn wir gesetzlich zur Herausgabe von Daten verpflichtet sind (Auskunft an Strafverfolgungsbehörden und Gerichte; Auskunft an öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten, z.B.: Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden usw.) oder
• wenn wir zur Durchsetzung unserer Forderungen zur Berufsverschwiegenheit verpflichtete Dritte einschalten.

Personenbezogene Daten werden für folgende Tätigkeitsbereiche genutzt:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Administration der Mentorships und ggf. der weiteren Angebote auf der Plattform (Gruppen, Veranstaltungen, Mentoring-Wiki, Forum) verwendet. Als Pflichtangaben sind hier anzuführen: Vorname, Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Postadresse, Studienrichtung(en) und E-Mail-Adresse

Diese Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

• E-Mail-Versand von Mentorship-Anfragen an Mentor*innen
• E-Mail-Versand von Erinnerungen bei längerer Inaktivität trotz laufendem Mentorships
• Administration von Veranstaltungen: Erinnerungen, Orts- oder Terminänderungen per E-Mail
• Abwicklung der Zahlung des Mitgliedsbeitrag für Mentees
  (inkl. Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen per Post oder E-Mail)
• Statistische Auswertungen
• Rückverfolgbarkeit von Nutzer*innen bei missbräuchlicher Verwendung der Plattform

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§4 Nutzer*innenprofile / Einsatz von Cookies

Der Alumniverband erstellt, außer in den oben genannten Fällen, keine personenbezogenen Nutzer*innenprofile. In Verbindung mit dem Abruf der von Ihnen gewünschten Leistungen werden auf unseren Servern lediglich in anonymisierter Form Daten zur Erbringung unserer verschiedenen Services oder zu Auswertungszwecken gespeichert. Hierbei werden allgemeine Informationen verarbeitet, z.B.: wann welche Inhalte aus unserem Angebot abgerufen werden.

Wir setzen sog. “Cookies” (kleine Text-Dateien mit Konfigurationsinformationen) auf mentoring.univie.ac.at ein. Sie werden beim ersten Einstieg auf der Plattform gefragt, ob Sie dem Einsatz von Cookies zustimmen. Wenn Sie dem Einsatz von Cookies nicht zustimmen, kann es sein, dass bestimmte Features der Plattform nicht im vollen Umfang bereitstehen. Sie können die Einstellungen zur Verwendung von Cookies jederzeit in Ihrem Profilbereich ändern.

Cookies sind kleine Textdateien, die im Rahmen Ihrer Nutzung unserer Plattform von unserem Webserver an Ihren Browser gesandt und von diesem auf Ihrem Rechner für einen späteren Abruf vorgehalten werden. Wir setzen sog. Session-Cookies (auch als temporäre Cookies bezeichnet) ein, also solche, die ausschließlich für die Dauer Ihrer Nutzung unserer Plattform zwischengespeichert werden.

Die eingesetzten Cookies dienen auch dazu, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer*innen unserer Plattform zu ermitteln und das Ende Ihrer Benutzung feststellen zu können. So erfahren wir, welchen Bereich unserer Plattform unsere Benutzer*innen verwendet haben. Diese Nutzungsdaten lassen jedoch keine Rückschlüsse auf den/die Benutzer*n zu. Sämtliche dieser anonymisiert erhobenen Nutzungsdaten werden nicht mit Ihren personenbezogenen Daten nach § 3 dieser Datenschutzbestimmungen zusammengeführt und umgehend nach Ende der statistischen Auswertung gelöscht. Nach Beendigung der Session, sobald Sie aus unserer Plattform ausgestiegen sind, werden die Cookies gelöscht (Session- Cookies).

Andere Cookies (insbesondere Langzeit-Cookies) verbleiben auf Ihrem Rechner und ermöglichen es uns, Ihren Rechner bei Ihrem nächsten Besuch wieder zu erkennen. Diese Cookies dienen der Begrüßung mit Ihrem Benutzer*innennamen und erübrigen die erneute Eingabe Ihres Passwortes oder das Ausfüllen von Formularen mit Ihren Daten. Die erzeugten Cookies haben eine Verfallszeit von 14 Monaten (kürzest mögliche Datenaufbewahrungsdauer). Unseren Kooperationspartner*innen ist es nicht gestattet, über unsere Plattform personenbezogene Daten mittels Cookies zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen.

Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass sie Cookies automatisch akzeptieren. Sie können das Speichern von Cookies jedoch deaktivieren oder Ihren Browser so einstellen, dass er Sie benachrichtigt, bevor Cookies gespeichert werden. 

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§5 Google Analytics 

Die Webseite mentoring.univie.ac.at verwendet Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. (in Folge „Google“). Google Analytics setzt sogenannte „Cookies“ ein, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Plattform werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten.

Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Plattform, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedsstaaten der europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Wir weisen Sie darauf hin, dass auf dieser Webseite Google Analytics um den Code „gat._anonymizeIp();“ erweitert wurde, um eine anonymisierte Erfassung von IP-Adressen (sog. IP-Masking) zu gewährleisten.

Im Auftrag des Betreibers dieser Plattform wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Plattform anonymisiert auszuwerten, um Reports über die Plattformaktivitäten zusammenzustellen und weitere mit der Plattformbenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Plattformbetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser- Software verhindern. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Plattform bezogenen Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plug-In herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

Nähere Informationen hierzu finden Sie unter http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de bzw. unter http://www.google.com/intl/de/analytics/learn/privacy.html (allgemeine Info zu Google Analytics und Datenschutz).

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§6 Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der bei uns gespeicherten Daten

Wir verpflichten uns, Ihre Privatsphäre zu schützen und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Um einen Verlust oder Missbrauch der bei uns gespeicherten Daten zu vermeiden, treffen wir umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen, die regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst werden. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der Struktur des Internets möglich ist, dass die Regeln des Datenschutzes und die oben genannten Sicherungsmaßnahmen von anderen, nicht im Verantwortungsbereich von uns liegenden Personen oder Institutionen nicht beachtet werden. Insbesondere können unverschlüsselt preisgegebene Daten – auch wenn dies per E-Mail erfolgt – von Dritten mitgelesen werden. Wir haben technisch hierauf keinen Einfluss. Es liegt im Verantwortungsbereich des Nutzers/der Nutzerin, die von ihm/ihr zur Verfügung gestellten Daten durch Verschlüsselung oder in sonstiger Weise gegen Missbrauch zu schützen.

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§7 Hyperlinks zu fremden Webseiten

Auf unserer Plattform befinden sich sog. Hyperlinks (Querverweise) zu Webseiten anderer AnbieterInnen, wie zum Beispiel Angebote bei Uniport der Universität Wien oder des Austria Wirtschaftsservice. Bei Aktivierung eines solchen Hyperlinks werden Sie von unserer Plattform direkt auf die Plattform anderer Anbieter*innen weitergeleitet. Sie erkennen dies unter anderem am Wechsel der URL. Wir können keine Verantwortung für den vertraulichen Umgang Ihrer Daten auf den Webseiten Dritter übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, dass diese Unternehmen die Datenschutzbestimmungen einhalten. Über den Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Unternehmen informieren Sie sich bitte direkt auf diesen Webseiten.

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§8 Widerruf / Widerspruch 

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie gegebene Zustimmungen (=Einwilligungen) grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und der Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken auch jederzeit widersprechen können: Bitte wenden Sie sich an alma@univie.ac.at oder postalisch an unsere Adresse Alumniverband der Universität Wien, Campus der Universität Wien, Hof 1.5, Spitalgasse 2, 1090 Wien. 

Einwilligung in die Datenverarbeitung für die Administration von Mentorships und weiteren Angeboten der Plattform mentoring.univie.ac.at

Im Falle meiner Registrierung auf der alma Plattform der Universität Wien bin ich damit einverstanden, dass der Alumniverband zum Zweck der Abwicklung und Administration meiner Registrierung meinen vollständigen Namen, mein Geburtsdatum, meine Postadresse, mein Geschlecht und meine E-Mail-Adresse sowie weitere von mir gemachte Angaben gemäß dieser Datenschutzbestimmungen verarbeitet.

Im Falle einer Kontaktaufnahme bestätige ich, dass ich über 18 Jahre alt bin.

Mir ist bekannt, dass die Erteilung meiner vorstehenden Einwilligungen freiwillig ist und ich die Einwilligung jederzeit gegenüber dem Alumniverband widerrufen kann.

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§9 Auskunft zu Ihren bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten/ Speicherdauer / Löschung 

Ihre personenbezogenen Angaben speichern wir nur solange, wie dies nach dem Gesetz zulässig ist. Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt, wenn der Nutzer/die Nutzerin seine/ihre Einwilligung zur Speicherung widerruft oder wenn die Kenntnis dieser Daten zur Erfüllung des mit der Speicherung verfolgten Zwecks nicht mehr erforderlich ist, insbesondere wenn das Benutzer*innenkonto gelöscht wird oder wenn ihre Speicherung aus sonstigen gesetzlichen Gründen unzulässig ist.

Als Betroffener/Betroffene der Datenverarbeitung haben Sie gegenüber dem Alumniverband das Recht auf:

• Auskunft,
• Berichtigung,
• Löschung,
• Einschränkung,
• Datenübertragbarkeit und
• Beendigung der weiteren Verarbeitung.

Gerne teilen wir Ihnen auf Ihre Aufforderung hin mit, welche Daten wir zu Ihrer Person gespeichert haben. Sollte trotz unseres Bemühens um richtige und aktuelle Daten falsche Daten bei uns gespeichert sein, so berichtigen wir diese unverzüglich.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die uns zur Verfügung gestellten persönlichen Daten zu überprüfen, richtig zu stellen oder zu löschen, indem Sie uns eine E-Mail an alma@univie.ac.at schicken oder uns schriftlich über folgende postalische Adresse Alumniverband der Universität Wien, Campus der Universität Wien, Hof 1.5, Spitalgasse 2, 1090 Wien kontaktieren.

Sollten Sie die Löschung der gespeicherten Daten wünschen, erfolgt diese Löschung auf Ihre Anforderung hin ebenfalls bis zum Stichtag 15 des darauffolgenden Monats. Ist eine Löschung aus rechtlichen Gründen nicht möglich, tritt an ihre Stelle eine Sperrung der jeweiligen Daten. Bitte beachten Sie jedoch, dass wir Ihnen bei Löschung Ihrer Daten die hier beschriebenen Services nicht mehr anbieten können.

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§10 Rechtsbehelfsbelehrung

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich an uns. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist die Datenschutzbehörde (www.dsb.gv.at) zuständig.

Stand: 26. August 2019